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Gruppenreise im Charter: So gelingt die Organisation
Ob Groß-Event, Incentive-Reise oder Mannschaftsfahrt: Es gibt viele Gründe für eine Gruppenreise mit dem Flugzeug. Doch oftmals fehlen entsprechende Flüge oder die Linienflugzeiten passen nicht zum Programm. In diesen Fällen hilft ein Gruppencharter. Sie legen Abflugzeiten und Strecken selbst fest und entscheiden, welcher Service die Passagiere erwartet. Unsere Profis unterstützen bei der Planung.
Gruppenreisen sind vom Ablauf her meist eng getaktet. Da wollen Event- und Travelmanager keine Zeit am Flughafen vergeuden. „Ein eigener Charter ist deutlich praktischer und für die Gruppe ein tolles Erlebnis“, sagt Michael Erlenbach, der als Charter Sales Manager bei PAS die Gruppenreisen betreut. Egal ob man mit dem Fußballverein, der Filmcrew oder als komplettes Unternehmen unterwegs ist – der Charterflug ist eine komfortable, individuelle und flexible Lösung, die in Erinnerung bleibt.
Was Sie bei der Planung einer Gruppenreise im Charter wissen sollten – die wichtigsten neun Punkte haben wir für Sie zusammengefasst:
1. Teilnehmer: Wie viele Passagiere fliegen im Gruppencharter?
Egal ob Sie ein Flugzeug mit 30 oder 100 Personen chartern: Wir finden die passende Maschine zur Gruppengröße. In der Regel beginnt die Planung von Gruppenreisen mindestens ein halbes Jahr. Seit Corona hat sich die Vorbereitung verkürzt, da kurzfristiger geplant wird. Damit wir Ihnen schon früh verschiedene Flugzeugtypen vorstellen können, benötigen wir im ersten Schritt die (voraussichtliche) Passagierzahl von Ihnen.
2. Strecke: Wo soll die Gruppenreise hingehen?
Sollten die Teilnehmer von unterschiedlichen Orten zum Gruppencharter anreisen, bieten wir Ihnen an, die Linienflüge als Zubringerflüge zu buchen. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Gruppencharter ab Frankfurt am Main startet, mit dem auch Passagiere aus Berlin, München oder Hamburg reisen wollen.
Mit dem Charter kann Ihre Gruppe fast überall hinfliegen, auch zu Flughäfen, die von der Linie nicht oder nur selten bedient werden. Bei kleineren, regionalen Flughäfen prüfen wir im Vorfeld, ob die Landebahn für den gewählten Flugzeugtyp ausreicht.
3. Zeiten: Wann möchten Sie starten oder landen?
Wenn Sie das Datum und den groben Ablauf der Gruppenreise kennen, teilen Sie uns bitte die Daten und benötigte Flugzeit mit. Sobald die Abflugzeit bestätigt wurde, plant die Fluggesellschaft sie fest ein. Das muss sie auch: Flughäfen haben feste Slots, an denen eine Maschine starten darf. Auch die Crew-Duty-Zeiten müssen eingehalten werden.
4. Flugzeugtypen: Welche Maschine darf es sein
Bei einer Gruppengröße von 150 bis 200 Personen empfehlen wir eine Boing 737-800 oder einen Airbus A320. Sie haben ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis im Vergleich zur Linie. Beide Maschinen fliegen auf der Kurz- und Mittelstrecke verschiedene Ziele innerhalb Europas an.
5. Branding: Soll das Flugzeug Ihr Logo tragen?
Angefangen von der eigenen Event-Werbung am Flughafen bis zur gebrandeten Flugzeugausstattung (z. B. Logo und Eventspruch auf Pappbechern, Snacktüten oder Kopfstützenschonern) sind viele Extras möglich. Sie können im Charter sogar eigene Bordansagen machen oder das Flugzeug von außen mit Ihrem Markenlogo kennzeichnen. Die Preise holen wir gern bei den Flughäfen und Fluggesellschaften für Sie ein und kümmern uns um die Details.
6. Gepäck: Nehmen Sie so viel mit, wie Sie benötigen!
Im Vergleich zum Linienflug können Sie im Charter so viel Gepäck mitnehmen, wie das Flugzeug transportieren kann. Gern können Sie auch Ihre Haustiere mit an Bord bringen. Auch die Mitnahme von Sperrgepäck wie zum Beispiel Skier oder Golfschläger ist problemlos möglich.
7. Catering: Was möchte Ihre Gruppe trinken und essen?
Ob Sushi oder Drei-Gänge-Menü, Bier oder Prosecco: Sie entscheiden, wie Sie Ihre Gruppe an Bord verpflegen möchten. Das Gleiche gilt für den Empfang. Wenn Sie möchten, organisieren wir nach Ankunft einen Begrüßungscocktail und einen VIP-Empfang für die Gäste.
8. An- und Abreise zum Flughafen: Möchten Sie einen Privattransfer?
An manchen Flughäfen ist es möglich, mit dem Teambus auf das Vorfeld zu fahren, damit die Gruppe von dort direkt ins Flugzeug einsteigen kann. Die Genehmigung holen wir für Sie ein. Auch für Reisende, die einzeln auf dem Weg zum Flughafen sind, soll der Weg stressfrei verlaufen. Gern bieten wir einen Door-to-Door-Service, zum Beispiel mit einer Limousine, einem Kleinbus oder mehreren Fahrzeugen. Die Fahrer holen die Passagiere von zuhause ab und bringen sie bei Ankunft zum Zielort.
9. Kosten: Welches Budget planen Sie für den Gruppenflug?
Eine Gruppe fängt bei uns ab acht Personen an. Dann werden die gängigen Privatjets zu klein. Ab 50 Personen sind die Kosten für den Charter mit der Linie vergleichbar. Auf manchen Strecken kommt sich das preislich sehr nah. Nachdem wir alle Parameter Ihrer Gruppenreise kennen, erstellen wir ein Angebot, indem wir Ihnen ganz transparent und übersichtlich die einzelnen Kostenpositionen erläutern.
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